Norstat har i flere tiår tilbudt fleksibel jobb til unge mennesker som telefonintervjuer på kontoret i Lillehammer. Jobben går ut på at intervjuerne ringer rundt til tilfeldige utvalgte mennesker fra hele landet for å kartlegge hva innbyggerne mener, tenker og vet. Men 12. mars i 2020 måtte de, som alle andre, sperre av halve avdelingen på grunn av covid og restriksjoner fra myndighetene. Nå hadde Norstats kontor på Lillehammer kun 28 ringestasjoner, mot 60 normalt, og det var langt ifra nok.
Jørgen Wigestrand, som er avdelingsleder i Lillehammer, måtte på dette tidspunktet tenke annerledes. De hadde ikke en god nok teknisk løsning for hjemmeringing på denne tiden, men ved god hjelp av IT fikk Norstat utviklet en godt fungerende in-house-løsning.
Unge folk vil ikke lenger snakke i telefonen
– Ting fungerte greit gjennom covid. Men høsten 2022 så vi et behov for å rekruttere mange flere. Da var det plutselig mye vanskeligere enn tidligere å få unge folk til å ville ta opp telefonen for å ringe. Før var det aldri et problem å få ansatt ungdom, men nå ville de ikke jobbe med dette lenger, sier Jørgen. Han viser også til en artikkel fra NRK, hvor unge mener det er «kleint» å ta telefonen når det ringer.
Med god erfaring fra hjemmeringing under Covid fikk Jørgen og teamet en idé:
– Det gjorde at vi plutselig stoppet opp og tenkte «vent litt, det betyr at vi ikke er begrenset til geografi!».
Effektivisering av hele rekrutteringsprosessen
Tidligere hadde Norstat en tradisjonell rekrutteringsprosess, med utlysning på Finn.no, flere titalls med CV’er og søknader å se gjennom, og intervjuer.
Denne gangen hadde de ikke tid til å gjøre det på den tradisjonelle måten. I stedet startet de en landsdekkende kampanje.
– Vi lanserte noen annonser, snek oss med på noen landsdekkende møter med NAV, og vipps, så hadde vi 1000 søkere!
Dette til tross for rekordlav arbeidsledighet. Det er altså tydelig at Jørgen og teamet har truffet et umettet behov.
I stedet for å se gjennom flere bunker med søknader for å kartlegge om det var noen aktuelle kandidater, snudde de «opp ned» på situasjonen og fikk søkerne til å kartlegge seg selv. De sendte alle søkerne et kartleggingsskjema på nett. De endret også målgruppe til personer over 20 år, siden de ikke lenger kunne ha den fysiske oppfølgingen, og var avhengig av ansvarsfulle, voksne mennesker.
– Skjema måtte de fylle ut selv, og da fikk vi raskt oversikt om de oppfylte de tekniske og personlige kravene vi hadde. Dette var i stedet for å gjennomføre tradisjonelle intervjuer. Vi stiller jo de samme spørsmålene vi ville stilt i et intervju, og vi fikk svar på alt vi trengte å vite, sier Jørgen.
Av de 1000 søkerne var det 382 som fylte ut skjema. Til slutt satt de igjen med 289 søkere som oppfylte kravene og som ble innkalt til et digitalt informasjonsmøte. De som fortsatt var interessert etter informasjonsmøtet ble innkalt til en kort telefonsamtale for å finne ut av om det var behov for noe avklaring, enten fra deres eller søkers side.
Til slutt satt Norstat igjen med 162 nye ansatte.
– Det som gjør dette ekstra gøy, er at vi ikke har brukt bemanningsbyrå!, sier Jørgen.
Åpner opp muligheter for mange
I tillegg til at jobben i seg selv er fleksibel og kan utføres fra hvor som helst, noe som gjør at de som bor utenfor byer eller har vanskeligheter med å komme seg rundt kan jobbe med dette, er det en annen faktor Jørgen mener bidrar til at flere kan søke:
– Vi har sett at folk synes det er vanskelig å skrive søknad, men alle klarer å fylle ut kartleggingsskjema. Vi dømmer ikke på søknad, vi ser på hva de svarer her. Dette gir muligheter til folk som ikke klarer å skille seg ut på en søknad til å bli vurdert på et helt likt grunnlag.
Jørgen håper å se flere arbeidsgivere utfordre den tradisjonelle rekrutterings- og intervjuprosessen, og mener flere kan ha masse å tjene på det.
– Da jeg regnet litt på det, så har vi spart 200-220 timer på rekruttering ved å gjøre det på denne måten. Og det er kun tiden som er spart på å ikke lese gjennom alle søknadene og kontakte søkerne én til én. I tillegg er det jo ekstremt mye tid spart på selektering ved at over 600 stk. ikke fylte ut kartleggingsskjema, og derfor ikke ble brukt tid på videre i prosessen.
Veien videre
Jørgen sier det kommer til å satses ekstra på hjemmeringing fremover. De har gjort seg opp mange erfaringer, og det å ivareta kvaliteten i alle ledd har vært en forutsetning for satsingen. De ansatte er fornøyde, og de har ikke sett forskjell i hvordan respondenter svarer. Det vil si at det å ringe hjemmefra gir den samme, gode Norstat-kvaliteten på dataene på grunn av god opplæring, oppfølging og monitorering.
Det viktigste fokusområdet er å skape samhold og inkludering blant de ansatte. Hvordan skaper du samhold når det er folk som ikke har noe som helst å gjøre med hverandre?
– Det som er fokus og som vi må jobbe med er å skape inkludering. Vi har ingen fullkommen løsning enda, men det håper jeg at vi finner ut av. Når vi får til det, får vi til noe som veldig få har fått til, sier Jørgen.