Hvordan gjøre workshopen vellykket?

Å skape vekst og verdi krever nye måter å tenke og jobbe på. Workshopen er den perfekte arenaen for dette. Men en workshop, eller arbeidsverksted, er ikke det samme som et møte, kurs, webinar, kickoff eller seminar.

Børre Thorstensen

I redaksjonen for analysen.no og Leder og strategisk rådgiver i Allegro

Det som tydelig skiller en workshop fra andre møteformer, er at deltakerne jobber sammen og bidrar aktivt til innholdet. Målet er å skape noe i fellesskap. Workshopen er en veldig spisset og konsentrert øvelse og består av flere deltakere – gjerne fra en liten gruppe på 4-6, eller helt opp til 30-50, eller enda flere personer, dersom den er designet slik.

På et kurs, webinar, kickoff eller seminar er man ofte en relativt passiv tilskuer til de som deler kunnskapen sin. I et vanlig møte er, eller bør det være, en klar agenda med punkter man skal diskutere eller bli orientert om. Ofte for å presentere noe, eller bare for å gå gjennom status, gjøremål og lignende. Ingen av disse kan kalles for workshop, med mindre publikum bidrar på lik linje i diskusjonen, eller til å utforme noe av innholdet.

Samhandling og ledelse
Kanskje mer enn noen gang er vi inne i en tid der samhandling, kunnskapsdeling og relasjonsbygging ikke bare er ønskelig og hyggelig. Det er helt nødvendig. Å skape vekst og verdi krever nye måter å tenke og jobbe på. Workshopen er den perfekte arenaen for dette. Som fasilitator er ikke rollen din nødvendigvis å lære noe bort til deltakerne. Du trenger ikke engang ha spesifikk kunnskap om tematikken. Men du må kunne planlegge, gjennomføre, inspirere, styre og evaluere prosessen.

Vil du skape et skikkelig superteam handler det om å være åpen. Ikke gå i fella med å sette sammen bare de du tror er de «aller beste». For hvordan vet du egentlig hvem det er? La forskjellige hoder klaske sammen, kjenne hjertene banke, brette opp ermene og jobbe med det dere skal. Ha gjerne med en miks av personer – kjønn, erfaring, alder, livssituasjon, fagområder, og kulturell bakgrunn. Alt etter hva som er relevant. Hent gjerne inn eksterne ressurser. Samarbeidspartnere kan være et friskt pust og se ting som du eller dere ikke ser selv. Fokuser på samhandlingen som foregår mellom teammedlemmene. Et godt grunnlag for dette legger du helt i starten av prosessen.

Noen ganger kan det være smart å leie inn en ekstern fasilitator som er god på slike prosesser. Da slipper du å lede den og kan heller bidra likestilt med de andre deltakerne.

God energi
Suksessen til et godt arbeidsverksted ligger først og fremst i den gode energien du skaper. Å ha det gøy vil holde deltakerne engasjerte gjennom hele workshopen. Når de føler at de har det gøy, vil de åpne opp, være positive, og følge gruppeaktivitetene og instruksjonene med selvtillit og et smil om munnen. God stemning løfter samholdet, gir god næring til kreativiteten og bidrar til bedre resultater når oppgavene skal løses.

Ingen workshops er like
Det finnes ulike workshop som dekker ulike behov, avhengig av hvilke områder du ønsker å jobbe med. Her er noen eksempler:

  • Kartlegging av kundereise
  • Utvikling av kundeløfter og kundereiser
  • Utvikling av merkevare eller identitet
  • Utvikling av forretningsstrategi
  • Organisasjonsutvikling
  • Bedre innblikk i målgruppen(e) din(e)
  • Utvikling av nye tjenester eller produkter
  • Utvikling av personas
  • Idé- og konseptutvikling
  • Designsprint
  • Segmentering av markedet ditt
  • Interessentkart og budskapsutvikling for kommunikasjon
  • Innovasjons-workshop
  • Nye nettsider
  • Ny IT-løsning

Å planlegge en workshop handler ikke bare om å lage noen kreative øvelser, men også om din holdning, atmosfæren du skaper og relasjonen du bygger med deltakerne. Og ikke minst din evne til å legge til rette og lede prosessen.

Oversikten gir deg 20 gode tips og råd du kan bruke før, under og etter workshopen. Den er basert på erfaring og kompetanse innen strategi og ledelse fra forskjellige miljøer innen organisasjonsutvikling, design, markedsføring, teknologi og kommunikasjon. Bruk den og plukk ut det som er relevant for din egen workshop.

Planlegging og forberedelse av workshopen

1. Etabler klare mål

Hvorfor?

  • Før du organiserer en workshop bør du etablere noen klare mål.
  • Workshopen er gjerne basert på at det er avdekket et eller flere behov eller problemer, kanskje også noen muligheter, og du må gjøre alt på begrenset tid.
  • Planlegg workshopen din med de riktige spørsmålene i tankene for å sikre at du får mest mulig ut av tiden du har med deltakerne. Kanskje kan workshopen ta utgangspunkt i en hypotese?

Hvordan?
Still deg selv og teamet du skal lede følgende spørsmål:

  • Hvilken utfordring ønsker du å løse?
  • Hva er målet med denne workshopen for deltakerne?
  • Hva er målet med denne workshopen for deg og teamet ditt?
  • Hva bør resultatet av denne workshopen bli?
  • Hva bør deltakerne vite før og etter workshopen?
  • Hvilken type workshop kan løse denne utfordringen best?
  • Hvem er berørt av problemstillingen, hvilke deltakere kan muliggjøre de beste svarene?
  • Hvem bør delta?

Velg de viktigste målene og fokuser på dem når du planlegger workshopen din.

2. Velg riktig format

Hvorfor?

  • Du kan gjennomføre workshopen din fysisk, digitalt eller som en hybrid av de to. Valg av format er en viktig nøkkelfaktor som vil påvirke måten du gjennomfører på, og resultatet.
  • For å hjelpe med dette valget, må du vurdere hvilke tidsmessige og økonomiske rammer (budsjett), målet for workshopen, antall deltakere, geografisk spredning og ikke minst behovene og kompetansesammensetningen til deltakerne.

Hvordan?

  • Fysiske workshops der alle er personlig til stede er helt klart den beste løsningen hvis målet er å skape den gode energien, oppnå den beste samhandlingen, bygge de beste teamene, utvikle sterke relasjoner, eller jobbe dypere med forståelse av ulike behov. Den energien som skapes mellom mennesker i et felles, fysisk rom åpner også for en helt annen mellommenneskelig dynamikk enn de digitale og hybride løsningene.
  • Den største ulempen med fysiske workshops er som regel større kostnader og tiden det tar å reise til og fra stedet den skal gjennomføres på.
  • Det tar også tid og krefter å oppsummere og/eller å digitalisere resultatene. Prosessen med å fotografere og/eller renskrive og digitalisere post-it-lapper, notater og tegninger er også tidkrevende.
  • Virtuelle workshops har sin klare fordel med effektivitet og kanskje også bekvemmelighet. Du kan bruke nyttige verktøy som for eksempel Miro eller Figma/FigJam.
  • Med en digital tilnærming vil du også spare tid og penger. Resultatet av arbeidet blir umiddelbart digitalisert. Du vil også spare tid og penger på transport, overnatting og andre utgifter.
  • Du må være forberedt på at ikke alle workshopdeltakerne bruker digitale løsninger til daglig, og at det kan dukke opp tekniske problemer eller vanskeligheter med dekning/tilgjengelighet.
  • Det er også vanskeligere å skape den samme gode energien som i en fysisk workshop og føle på den gode gruppedynamikken. Det blir ikke det samme gjennom et webkamera. Dette er ikke alltid avgjørende, men noen ganger kan en god forståelse av dette avgjøre suksessen til prosjektet ditt.
  • Den hybride tilnærmingen samler det beste fra to verdener.
  • Dette er typisk workshops med bruk av digitale verktøy samtidig med det fysiske stedet der folkene er samlet. Her kombineres fordelene med nær og personlig interaksjon mellom deltakerne og det smarte og effektive ved å digitalisere resultatene mens dere jobber.
  • Den fysiske tilstedeværelsen på stedet vil også hjelpe deg med å løse eventuelle tekniske problemer.
  • Whiteboard, flipover og Post-it-lapper er fortsatt nyttige og fine hjelpemidler når det gjelder å involvere deltakerne og løse problemer raskt..

3. Beregn tidsbruk på alt

Hvorfor?

  • God planlegging handler også om å ha kontroll på tiden, både når du forbereder workshopen og når du gjennomfører den.
  • Før workshopen er det viktig å sørge for at du har nok tid til å gå gjennom hele programmet og at du legger inn litt ekstra buffertid til uforutsette ting som kan dukke opp.
  • Under workshopen er det viktig å avkorte diskusjoner som blir for langdryge eller sporer av, og hjelpe deltakerne til å fokusere på det som er viktigst og mest virkningsfullt.

Hvordan?

  • Før workshopen – Beregn all tiden du trenger, inkludert innsjekk, pauser og oppsummering. Vær forberedt på at det alltid kan dukke opp noe uventet.
  • Mange deltakere har erfart at fasilitatoren ofte ønsker å gjøre så mange øvelser som mulig for å få mest mulig ut av tiden som er tilgjengelig. Dette er ikke alltid hensiktsmessig. I verste fall kan det ødelegge mer enn det gavner.
  • Det er bedre å gjøre færre øvelser riktig enn å måtte stoppe, eller ikke å oppnå hovedmålet med workshopen, fordi tiden er ute. Bruk forberedelsene til å prioritere.
  • Dersom du av en eller annen grunn ikke klarer å komme gjennom alt du har forberedt til oppsatt tid, notér det, finn årsaken og bruk dette som læring til å gjøre den neste workshopen bedre.
  • Under workshopen – Bruk tidtaking og gjør deltakerne oppmerksomme på at tidspress er en del av opplegget. Vær streng, men la deltakerne få noen minutter ekstra dersom det skulle komme opp noe som er spesielt viktig og/eller relevant å dele.
  • Tidsstyring kommer med erfaring. Det er ditt ansvar å holde deg til reglene du har satt for deg selv og gruppen.

4. Send agenda, praktisk informasjon og lenker på forhånd

Hvorfor?

  • Ikke kast bort tid under workshopen. Sørg på forhånd at alle er informert om hva som skal skje og vet hvordan de får tilgang til aktuelle verktøy (særlig hvis workshopen foregår digitalt). Det er også bra å sende deltakerne en positiv påminnelse dagen før, for å sikre at alle er klare og kommer når de skal.

Hvordan?

  • Det er enkelt. Send deltakerne en e-post. Gjerne med et vedlegg der all infoen er samlet på ett sted. Husk å være tydelig på dine forventninger. Hvis du vil at de skal lese eller forberede noe, skriv det opp for dem. Hvis du sender dem materiale det skal jobbes med, si ifra.

5. Lag en sjekkliste

Hvorfor?

  • Akkurat som en pilot har en sjekkliste over aktiviteter som skal utføres før avgang, trenger du å gjennomgå din egen sjekkliste før du setter i gang og leder workshopen.
  • Målet er at du skal være klar og ikke glippe på noe før «takeoff». Da blir workshopen mye bedre, både for deg og deltakerne.

Hvordan?

  • Gjør det enklest mulig. En enkel mal i word, excel eller Google Docs fungerer helt fint. Bare sjekk gjennom listen din og sørg for at alt er klart for det som skal foregå.
  • Post-it-lapper
  • Gode tusjer – tving gjerne deltakerne til å skrive kun én ting per post-it-lapp
  • Store flipover-ark
  • Penn og papir til alle deltakerne
  • Klokke for tidtaking
  • En fin spilleliste med musikk som kan brukes under individuelle tenke- eller idégenereringsøvelser
  • Sjekk at alt teknisk med prosjektor, lyd, mikrofoner, nettilgang mm fungerer
  • Romoppsett, tilretteleggerbord, bord for vann, kaffe og mat
  • Lunsj, planlegg alle pauser, lunsj og lunsj-sted før workshop
  • Opptak og notater, planlegg hvem som har ansvar for å ta notater/lydopptak/bilder
  • Online, Miro-tavle, gi tilgang til Miro for alle deltakere, sørg for at alle elementer unntatt post-it’s og stemmepunkter er låst.

Under workshopen/gjennomføringen

6. Introduksjon, mål og kjøreregler

Hvorfor?

  • Tydelige mål og klare kjøreregler handler og om forventningsavklaring for både deg og deltakerne. Det vil også gjøre det lettere for alle å navigere og bidra positivt gjennom øvelsene du har forberedt.
  • De fleste workshopdeltakerne ønsker å samarbeide. For å lykkes må alle deltakerne også forstå hensikten. Målet er å sette rammene for hva vi skal oppnå og hvordan vi skal samhandle under workshopen.
  • Hvis noen av deltakerne ikke overholder reglene, vil det være mye lettere å justere inn slik dere har blitt enige om.

Hvordan?

  • Introdusere fasilitator
  • Gå gjennom mål og tidsramme for workshopen
  • Ha en introduksjonsrunde med alle deltakerne
  • Introdusere noen enkle kjørereglene og plasser dem på et synlig sted i rommet, eller i det virtuelle rommet. Les dem høyt og forsikre deg om at alle er enige.
  • Eks: Legg bort mobil, igen ideer er dumme, kun én idé per lapp
  • Kvantitet er ofte bedre bedre enn kvalitet (workshop er eksplorerende)
  • Dette er tidspunktet for å svare på eventuelle spørsmål om opplegget og et viktig verktøy for å sette rammene for workshopen.
  • Etabler en parkeringsplass:
  • Et stort ark, gjerne en flip-over som klistres på veggen. Tanker, ideer og forslag som fremmes under workshopen som ikke hører hjemme innunder dagens tema skrives opp på en post-it som henges her.
  • Det gjør det enklere for fasilitator å hjelpe gruppen med å holde fokus.
  • Fasilitator kan bryte inn, før gruppen roter seg bort i diskusjoner og si: “ Dette er en god idé, men den hører innunder et annet tema – vi skal ikke glemme den, vi dokumenterer den på parkeringsplassen, og så flytter vi nå fokus tilbake til…”

7. Tenk på varigheten – mindre er vanligvis mer

Hvorfor?

  • Noen workshops varer lenger enn de burde. Det er derfor mange grunner til at det er verdt å begrense tiden for workshopen, og heller strekke den over to eller flere dager.
  • Det krever mye utholdenhet for å gjennomføre en langdryg workshop og samtidig håndtere all informasjonen som kommer fra deltakerne.
  • Deltakerne må ha kapasitet til å være med hele veien. En workshop som varer for lenge kan føre til tretthet, og deltakerne kan bli mer opptatt av å bli fortest mulig ferdig.
  • Å spre workshopen over flere dager vil gi deg og deltakerne tid til å reflektere og gjøre aktuelle korrigeringer.
  • Resultatet vil være av mye bedre kvalitet neste dag.

Hvordan?

  • 3-5 timer med øvelser og gruppearbeid per dag er ofte nok. Intro, pauser og lunsj kan godt komme i tillegg.
  • Det er klokt å gjøre arbeidet tidlig på dagen og i alle fall før middag. Da er gjerne deltakerne mer friske og opplagte. Så kan de fordøye middagen og slappe av etterpå..
  • Sørg også for at du på slutten av dagen har tid til å ta lengre pauser og gjøre lettere, og morsommere øvelser.

8. Nominer beslutningsperson

Hvorfor?

  • Beslutningspersonen har som oppgave å lande diskusjoner eller avstemminger når du trenger et klart svar. The Decider vil også være en utøvende stemme for gruppen som kan avslutte diskusjoner når en beslutning er nødvendig.

Hvordan?

  • Be deltakerne i starten av workshopen velge en person blant seg selv som skal bestemme.
  • Noen ganger vil gruppen velge den personen som anses som den med mest kompetanse på området, eller mest sympatiske. Dette er også greit – det er verdt å ha en person som resten av deltakerne stoler på.
  • Beslutterens rolle bør brukes sparsomt. Viktig at gode prosesser ikke stoppes unødvendig.
  • Styrken i workshopen er samhandling. Det er samarbeidsarbeid og ikke én person, som skal være gjeldende.

9. Ta pauser

Hvorfor?

  • Pauser er avgjørende for at workshopen skal lykkes.
  • Mat, toalett og bare et øyeblikk for å strekke kroppen er absolutt grunnleggende.
  • Pausene vil også gi deltakerne anledning til å tømme hodet og være litt sosiale. Og du vil kunne gjøre små justeringer eller rett og slett rydde opp og organisere den innsamlede informasjonen.

Hvordan?

  • Avhengig av tidspunkt og tema for workshopen, ta pauser hver time eller i alle fall annenhver time.
  • Det er også verdt å spørre deltakerne om de vil ta en pause. Svært ofte vil et engasjert team ønske å fortsette å jobbe selv etter en lang periode med intenst arbeid, så lytt til deltakernes behov.
  • Pauser må heller ikke være for hyppige fordi hver pause koster tid og avbryter flyten i workshopen. Det kan ta 5-15 minutter før deltakerne kommer tilbake i modus etter en pause.

10. Husk mat og drikke

Hvorfor?

  • Å spise under workshopen er viktig.
  • Når og hva deltakerne spiser vil påvirke konsentrasjonen, utholdenheten og energien deres.

Hvordan?

  • Det er som regel best å gjennomføre workshopen før lunsj, da er deltakerne uthvilt.
  • Salater, grønnsaker, frukt, lett kjøtt og nøtter er eksempler på mat som gir god energi og behagelig metthet.
  • Husk vann, kaffe, te og frukt eller snacks under workshopen for å holde energien oppe.

11. Vær profesjonell og pålitelig

Hvorfor?

  • Som fasilitator er du også veileder.
  • Deltakerne må være trygge på at du vet hvilken reise du tar dem med på, og hvor dere skal.
  • Profesjonalitet bygger tillit. Det er viktig for at deltakerne skal være komfortable og motiverte for oppgavene de skal løse..
  • Profesjonalitet og tillit vil også hjelpe deg i forberedelser og tilrettelegging.
  • Har du for eksempel blitt anbefalt av andre vil deltakerne gjerne også ha høyere tillit til deg.

Hvordan?

  • Du må kunne lede øvelsene og opplegget for workshopen godt.
  • Når workshopen er i gang er det ikke tid for å gå tilbake.
  • Grundig kjennskap til prosessen vil gjøre det lettere for deg å gjøre endringer underveis, hvis situasjonen krever det.
  • Er du godt forberedt er det lettere å holde deg rolig. Selv om det skulle bli krevende og situasjoner oppstår, er jobben din å beholde roen og lose prosessen trygt videre.

12. Engasjer deltakerne

Hvorfor?

  • Med høy involvering av deltakerne sikrer du at de fokuserer oppmerksomheten og energien på målet.
  • Erfaringer viser at vi får til mye på relativt kort tid så lenge vi er fokusert, har god energi og vet hva vi skal gjøre.
  • For lange økter bidrar ikke nødvendigvis til bedre resultater. Oppgaven din er å hjelpe deltakerne til å holde engasjementet oppe.
  • Større involvering av deltakerne betyr også en høyere følelse av eierskap til problemet som skal løses og ikke minst til resultatene dere oppnår.

Hvordan?

  • Det er mange enkle teknikker som bidrar til involvering, fokus og god energi.
  • Hvis deltakerne skriver noe, kan du be dem å lese svarene sine høyt.
  • Hvis du er i samme rom, be deltakerne bevege seg og bruke tavler og vegger for å sette opp Post-it-lapper eller flipover-notater fra gruppene
  • La deltakerne presentere resultatet av de individuelle- eller gruppeoppgavene i plenum slik at alle de andre får se og høre hva de har kommet frem til.
  • Bruk oppvarmingsøvelser. Vær kreativ. Det finnes mange enkle, morsomme og engasjerende øvelser for å varme opp og/eller å løsne opp og tøye ut underveis

13. Slipp folkene til. Oppmuntre alle til å snakke.

Hvorfor?

  • Sørg for at alle blir sett og hørt, og at alle har fått snakke. Folk som blir oversett vil raskt miste interessen.
  • Husk at den roligste og tilsynelatende mest introverte personen i rommet kan ha de mest avgjørende tingene å si. Det er derfor viktig å la dem slippe til.
  • Det motiverer, og du slipper å gå glipp av de kloke innspillene de måtte ha. Det vil som regel bidra til at nettopp disse personene blir tatt med på råd i andre sammenhenger også.

Hvordan?

  • Vær observant og vær oppmerksom på gruppedynamikken.
  • Vær oppmerksom på ikke-verbale signaler som kan vise vilje til å dele kunnskap, tegn på uenighet, eller en eller annen form for ubehag.
  • Din oppgave er å lese situasjonen og identifisere hvilke deltakere som er mer tilbakeholdne og nølende med å involvere seg.
  • Å dele opp workshopdeltakerne i mindre grupper kan også oppmuntre alle til å snakke.
  • Still gjerne direkte spørsmål som f.eks: “Hva synes du om det, Camilla?”, eller “Før vi går videre er jeg nysgjerrig på å høre Petter sine kommentarer til dette.”, “Vil du legge til noe?” eller “Er det noen som har et annet syn på dette?”
  • Hvis noen virker usikre, minn dem og alle andre på at det ikke er noe galt med det.
  • Workshopen er til for å dele kunnskap, jobbe med felles problemstillinger, utveksle ideer og erfaringer og oppleve den gode kraften og verdien av det å jobbe sammen.
  • Denne tilnærmingen vil også gjøre det lettere for deg å bygge selvtillit og mestringsfølelse inn i gruppen. Din jobb er å hjelpe dem å forstå komplekse problemer og løse dem.

14. Se opp for dominerende personligheter

Hvorfor?

  • Noen ganger hender det at det er en dominerende person blant deltakerne.
  • Den dominante kan ofte avbryte, overse, eller til og med ignorere andre deltakere. Med slike hersketeknikker hindrer de god samhandling og holder andre tilbake fra å ville snakke.
  • De kan også avbryte deg som fasilitator og i verste fall prøve å overta hele workshopen.
  • Du må derfor ha en plan for hvordan du skal håndtere slike situasjoner, for det er din jobb å styre gruppen.

Hvordan?

  • Det er helt naturlig at en gruppe mennesker består av mange forskjellige personligheter, inkludert de sterke og dominante.
  • I slike situasjoner må du opprettholde roen og profesjonaliteten.
  • Husk at du skal lede hele prosessen, basert på tydelige mål, klare kjøreregler og god energi.
  • Vær trygg på rollen din. Vis respekt for deltakerne og deres rolle.
  • Om nødvendig, sett tydelige grenser. Hvis autoriteten din undergraves, vil det være vanskeligere for deg å lede gruppen.
  • Hvis situasjonen gjentar seg, vær direkte og be personen om å uttrykke sine synspunkter konstruktivt gjennom de øvelsene du har forberedt.
  • Hvis situasjonen krever det, ta en pause og snakk med personen en til en.
  • Ærlighet, respekt og erfaring vil hjelpe deg å velge riktig måte å håndtere situasjonen på.

15. Still spørsmål. Og lytt.

Hvorfor?

  • Å være en god workshop-fasilitator innebærer også å være en god rådgiver og konsulent.
  • Å stille de riktige og gode spørsmålene er viktig. Det får folk til å reflektere. Og det er med på å drive prosessen i riktig retning.
  • Men du må også være god til å lytte, og vise at du har forstått det som blir sagt.
  • Hvis du lurer på noe, er det sannsynligvis flere som også gjør det samme. Men det er ikke alle som tør å stille spørsmålet høyt med alle til stede. Din rolle er å bryte denne barrieren.

Hvordan?

  • Tål å være «den dummeste» personen i rommet og ikke vær redd for å stille spørsmål.
  • Det å stille spørsmål betyr ikke at du er uvitende, men at du er åpen og nysgjerrig.
  • Måten du stiller spørsmålene på viser også din profesjonalitet, og deltakerne vil raskt forstå verdien av dette og selv bli tryggere på å gjøre det samme.

16. Vær forberedt på det uventede

Hvorfor?

  • En gang i blant skjer ting annerledes enn planlagt.
  • Å være forberedt på at en slik situasjon kan oppstå viser din profesjonalitet og erfaring.

Hvordan?

  • Ha noen enkle øvelser i ermet som raskt kan tas i bruk.
  • Bruk stemmegivning. Dette kan være den enkleste måten å gjøre en diskusjon til en demokratisk avgjørelse
  • Bruk parkeringsplassen. Gjør deltakerne kjent med den og bruk den til viktige temaer som det ikke er plass til i den workshopen du har forberedt.
  • Stol på din egen erfaring, også de erfaringene du selv har som deltaker. Alle situasjoner du har erfart tidligere kan gi deg gode svar på hva du kan gjøre, og hva du ikke bør gjøre, i en uforutsett situasjon.
  • Og viktigst av alt, hold deg rolig. Hvis du trenger en pause for å gjøre endringer underveis, er det bare å si ifra. I en gitt situasjon er det ingen skam å si at du trenger tid til noen justeringer.
  • Det er mye viktigere å være ærlig og tydelig, enn å late som om workshopen din kan løse et problem som verken du eller workshopen er designet for.

17. Gi deltakerne en oppfølgingsplan

Hvorfor?

  • Når du avslutter workshopen, vil deltakerne forhåpentligvis sitte igjen med gode opplevelser og at de har være med å skape noe som gir mening og som har verdi.
  • Men på vei hjem kan de spørre seg selv “OK, men hva nå?”
  • Gi gi dem derfor en klar oppfølgingsplan.

Hvordan?

  • Selvfølgelig kan du ikke alltid ha en klar og detaljert plan umiddelbart rett etter workshopen. Det er det ingen som forventer, med mindre det allerede er nøye planlagt og en del av opplegget på forhånd.
  • Det er godt nok å oppsummere prosessen etter workshop og si noe om tidsplanen videre.
  • Når kan de forvente å få et sammendrag? Hvilke dokumenter vil de motta? Hva er planen videre? Hvem skal møte med hvem som skal bestemme de neste trinnene?
  • Det er godt nok nok dersom alle beslutningstakerne forlater workshopen med tillit til at du har kontroll over situasjonen og det viktige arbeidet og resultatene fra workshopen vil bli brukt i de videre stadiene av prosessen.
  • Det er også verdt å sende en kort oppsummering fra workshopen på e-post til alle deltakerne og eventuelle interessenter som ikke kunne være der. Si da gjerne også noe om neste steg.
  • Da får du samlet og strukturert tankene dine, og mottakerne får en fin anledning til raskt å respondere med bekreftelse eller spørsmål til det de har mottatt.

Etter workshopen

18. Evaluer og dokumenter innsatsen din

Hvorfor?

  • Når du evaluerer og dokumenterer din egen innsats vil du kjenne godt etter hva som fungerte bra og hva som kan gjøres bedre. Slik vil du bidra til god egenutvikling og forbedre dine egne ferdigheter, og dermed kunne gjøre konkrete forbedringer til neste gang.
  • Notater underveis hjelper deg å samle tråder og tanker som går gjennom hodet ditt under workshopen.
  • Bilder fra workshopen er både nyttig og gøy å vise for å minnes og å beskrive hvor bra det var.
  • Selvfølgelig er bildene også nyttige for deg, for å vise andre hvordan du jobber og leder workshopene dine.

Hvordan?

  • Det er veldig enkelt. Ta bilder underveis og noter observasjonene og tankene dine slik at du ikke glemmer dem.
  • Etter workshopen, bruk notatene dine, rydd opp i dem og lag enkel og god dokumentasjon.
  • Den største barrieren for deg her vil trolig være trettheten på slutten av en fullspekket dag.
  • Sett av tid til din egen oppsummering og dokumentasjon i hovedplanen din. Reserver tid og sørg for å ha energi for å gjøre dette på slutten av dagen.

19. Be om tilbakemeldinger

Hvorfor?

  • Du ønsker å bli bedre.
  • Du vil vite hva som var bra og hva som kan eller bør bli bedre.
  • Hvis det har kommet opp et problem, vil du vite om det slik at det kan løses.

Hvordan?

  • Målinger og tilbakemeldinger er nøkkelen.
  • Bruk et hvilket som helst verktøy for å samle inn data om deltakertilfredshet.
  • Be gjerne om tilbakemeldingene umiddelbart etter dere er ferdige med workshopen. Da er alt ferskt og responsen best.
  • Noen eksempler: Var målene tydelige? Var kjørereglene tydelige? I hvilken grad ble målene nådd? Hvordan opplevde du gjennomføringen? Ble alle sett og hørt? Hvordan opplevde du fasilitatoren? Fasilitetene? Stemningen? Maten? Er du klar for neste steg? Vil du anbefale et liknende opplegg en annen gang? Hva var spesielt bra? Hva mener du kan forbedres?

20. Del kunnskap og lær nye ferdigheter

Hvorfor?

  • Du vil at teamet ditt eller kundene dine skal bli bedre på å samarbeide, dele kunnskap, jobbe fokusert, være effektive, skape bedre løsninger og bli bedre til å ta gode beslutninger.
  • Å lede utviklingsarbeid i workshops er også en god utviklingsmulighet for deg.
  • Når ditt eget eller kundes deltakerteam har begynt å håndtere de underliggende problemene på egenhånd, vil du kunne fokusere mer på veien videre.
  • Ved å dele kunnskapen din er du på vei til å bli en tankeleder. En som deler raust med kunnskap og som kan inspirere andre.

Hvordan?

  • Diskuter tilbakemeldingene du får, del innsikten din med resten av virksomheten, og implementer forbedringer.
  • Sett videreutvikling på agendaen, både for deg selv og for også for deltakerne.
  • • Oppmuntre til å jobbe videre med de verktøyene du viste og brukte i workshopen din.
  • Vær åpen for spørsmål, nye verktøy og videre konsultasjon.
  • Din største verdi er kompetansen og ferdighetene dine, den personligheten du har, den atferden du viser og den gode energien du skaper.
  • De som skal betale for det du gjør vil ha ekte vare og hel ved. Det er derfor de velger deg.
  • Med litt innsats kan du skape mange nye muligheter for deg og de du leder.

Bonus:

Ha det gøy!

Hvorfor?

  • Suksessen til en god workshop ligger først og fremst i den gode energien du skaper med de du skal lede.
  • Å ha det gøy vil holde deltakerne engasjerte og energiske gjennom hele workshopen. Når de føler at de har det gøy, vil de åpne opp, være positive, og følge gruppeaktivitetene og instruksjonene med selvtillit og et smil om munnen.
  • God stemning løfter samholdet, gir god næring til kreativiteten og bidrar til bedre resultater når oppgavene skal løses.
  • Å ha det gøy underveis gjør at deltakerne ikke kjeder seg. Det er bra for prosessen, for deltakerne og for sluttresultatet. Kinderegg.

Hvordan?

  • Vær åpen og ekte. By på deg selv. Stå i din egen sannhet. Vis din egen superkraft.
  • Leveransen handler 80 % om hvordan vi sier det vi skal si og 20 % om hva vi sier.
  • Gode fasilitatorer bryr seg, viser varme, empati og forståelse for situasjonen til de som skal delta.
  • Det er lov å le av egne feil.

Andre artikler du kan være interessert i

Se alle artikler

Dette var de 15 beste Super Bowl reklamene i 2024. Finn ut hvorfor her!

Ipsos har analysert Super Bowl 2024 reklamer gjennom bruk av flere metoder - fra undersøkelser til sosial lytting til live online…

Fagartikkel, Tema-artikkel

Medietrender 2024

Ved inngangen i det nye året fikk vi en status på nordmenns medievaner gjennom foredraget “Rikets medietilstand” av Ingvar Sandvik (Kantar…

Fagartikkel, Tema-artikkel

Suksesshistorier og eksperttips i markedssegmentering

Høyskolelektor ved Høyskolen Kristiania, Anders Mamen, deler sin innsikt i en omfattende artikkelserie som gir deg de verktøyene du trenger for…

Fagartikkel, Tema-artikkel